El problema no suele ser tener pocos archivos

Suele ser tener demasiadas versiones del mismo archivo.

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Y alguien termina utilizando el equivocado.

Cuando una marca crece, también crece la cantidad de recursos que necesita para funcionar:

• Logotipos.

• Fotografías.

• Iconos.

• Tipografías.

• Vídeos.

• Plantillas.

• Presentaciones.

• Documentos.

• Material para campañas.

Organizarlos correctamente evita pérdidas de tiempo y, sobre todo, reduce errores de marca.

¿Qué son los brand assets?

Los brand assets son los recursos que permiten expresar y utilizar una identidad de marca.

Pueden incluir elementos visuales, audiovisuales o documentos.

Pero almacenar archivos no es suficiente. Para que un recurso sea realmente útil, el equipo necesita entender también:

qué es;

cuándo utilizarlo;

qué versión está vigente;

qué formatos existen;

y qué reglas se aplican.

Por qué las carpetas terminan fallando

Las carpetas son excelentes cuando el volumen es pequeño.

El problema aparece cuando empiezas a replicar estructuras como:

Logo
→ Principal
→ Blanco
→ Negro
→ Horizontal
→ Vertical
→ SVG
→ PNG
→ Final
→ Final nuevo.

La jerarquía crece y cada persona empieza a interpretarla de una manera diferente.

Además, una carpeta te dice dónde está un archivo.

No necesariamente te dice si deberías utilizarlo.

Organiza por información, no únicamente por ubicación

Una biblioteca de marca moderna puede utilizar información asociada a cada recurso:

• tipo de archivo;

• tags;

• formato;

• uso;

• versión;

• visibilidad;

• fecha;

• descripción;

• relación con otras piezas.

Así, el mismo recurso puede encontrarse de distintas maneras sin necesidad de duplicarlo en cinco carpetas.

Guidelines y assets deberían estar conectados

Existe otro problema habitual.

Las instrucciones viven en un manual de marca.

Los recursos viven en otra ubicación.

El usuario lee cómo debe utilizar el logo y después necesita buscar el archivo en Drive.

Separar contexto y recurso genera fricción.

Idealmente, la persona debería poder pasar directamente de:

“Así utilizamos nuestro logotipo”

a:

“Descargar el logotipo correcto”.

Qué debería conseguir una buena organización de marca

No necesitas la estructura más sofisticada.

Necesitas poder responder rápidamente:

• ¿Dónde está el recurso correcto?

• ¿Cuál es su última versión?

• ¿Quién puede utilizarlo?

• ¿En qué formato lo necesito?

• ¿Cómo debe utilizarse?

• ¿Existe una alternativa aprobada?

Una buena organización no se mide por el número de carpetas.

Se mide por cuánto tarda una persona en encontrar y utilizar correctamente lo que necesita.